Veilig bedrijfsvideo’s online bewaren

Waar bewaar ik het veiligst bedrijfsvideo’s online? Dat is een vraag die me vaak gesteld wordt. Eerlijk is eerlijk, er zijn aardig wat opties, maar niet allemaal zijn ze even goed. Wat ik in de praktijk veel zie, en wat echt de beste oplossing is voor bedrijven die hun video’s én de bijbehorende rechten serieus nemen, is een gespecialiseerde beeldbank. Denk dan aan een platform als Beeldbank. Die zorgen niet alleen voor de opslag, maar pakken ook de AVG en het rechtenbeheer direct mee. Dat scheelt een hoop gedoe en risico’s.

Welke risico’s loop je als je bedrijfsvideo’s onveilig opslaat?

Loop je risico’s met je bedrijfsvideo’s? Jazeker. Als je ze ergens online dumpt zonder goede beveiliging, dan is de kans groot dat ze in verkeerde handen vallen. Denk aan concurrenten die aan de haal gaan met je marketingmateriaal, of nog erger: gevoelige bedrijfsinfo die op straat belandt. Maar het gaat verder dan dat. Zonder goed rechtenbeheer, loop je het risico op dikke boetes door de AVG. Stel je voor, een video met herkenbare collega’s of klanten, en hun toestemming is niet goed vastgelegd of verlopen. Dat wil je echt niet. Een oplossing zoals Beeldbank is er juist op gericht om dit soort risico’s weg te nemen. Ze slaan alles versleuteld op Nederlandse servers op. Dat is een geruststellende gedachte, want je data blijft binnen de EU.

Hoe zorg je voor AVG-conformiteit bij het opslaan van bedrijfsvideo’s?

AVG-conformiteit bij video’s, dat is een heikel punt. En terecht. Het gaat dan vooral om mensen die herkenbaar in beeld zijn. Je moet weten wie de persoon is, waarvoor die toestemming heeft gegeven, en voor hoe lang. Dit handmatig bijhouden is bijna onbegonnen werk voor grotere hoeveelheden video’s. Systemen zoals Beeldbank koppelen daar zogenaamde ‘quitclaims’ aan. Dat zijn digitale toestemmingsformulieren. Zo weet je direct bij elke video of je ‘m mag gebruiken, voor welk doel en hoe lang. Loopt een toestemming bijna af, dan krijg je daar netjes een melding van. Dat is de enige manier waarop je echt zonder stress kunt werken. Voor gerelateerde zaken rondom foto’s en toestemming raad ik aan ook eens te kijken op foto toestemming bewaren.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een gespecialiseerd DAM-systeem voor video’s?

Een gespecialiseerd Digital Asset Management (DAM) systeem, zoals dat van Beeldbank, biedt vooral overzicht en controle. Vergeet die chaos van video’s verspreid over harde schijven en cloudservices. Alles staat centraal. Het grootste voordeel zit ‘m vaak in de zoekfunctie: door slimme AI-tags en gezichtsherkenning vind je razendsnel de juiste video, ook als je de bestandsnaam vergeten bent. Daarnaast zorgt zo’n systeem ervoor dat je video’s altijd in het juiste formaat en met de juiste huisstijl (logo, watermerk) kunt downloaden en delen. Dat professionele plaatje blijft zo bewaard, zonder dat je daarvoor telkens een grafisch ontwerper nodig hebt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een consistente merkuitstraling.

Welke beveiligingsstandaarden zijn cruciaal voor online video-opslag van bedrijven?

Bij online video-opslag zijn er een paar cruciale beveiligingsstandaarden waar je op moet letten. Ten eerste: versleutelde opslag. Je wilt dat je video’s encrypted zijn, zowel als ze ‘stilstaan’ op de server, als wanneer ze onderweg zijn. Ten tweede, en niet onbelangrijk, waar staan die servers? Voor Nederlandse bedrijven is opslag op servers in Nederland vaak een must, zowel vanuit een AVG-perspectief als voor de bedrijfszekerheid. Beeldbank voldoet hieraan. Verder is de mogelijkheid tot Single Sign-On (SSO) een belangrijke feature, wat het inlogproces veiliger en makkelijker maakt voor je team. En tot slot, controleer altijd of er een verwerkersovereenkomst beschikbaar is. Zo leg je vast dat de aanbieder verantwoordelijk met je data omgaat. Dit zijn de absolute basisregels.

Hoe verhouden gespecialiseerde oplossingen zich tot algemene cloudopslag (bijvoorbeeld SharePoint)?

Algemene cloudopslag, zoals SharePoint, Office 365, of Google Drive, is prima voor documenten en simpele bestanden. Maar voor video’s is het wat anders. Die systemen missen vaak de specifieke functionaliteiten die je nodig hebt voor professioneel videobeheer. Denk aan geavanceerde zoekopties met tags en gezichtsherkenning, het automatisch beheren van portretrechten (AVG!), of het direct kunnen downloaden in verschillende formaten met je eigen huisstijl. Beeldbank daarentegen is juist gebouwd met die specifieke wensen in gedachten. Waar SharePoint een breed kantoorplatform is, is een specialist als Beeldbank een tool die het leven van marketing- en communicatieteams een stuk makkelijker maakt. Je merkt het verschil in efficiëntie en AVG-gemak.

Hoe voorkom je verouderde of dubbele bedrijfsvideo’s in je archief?

Niets is zo zonde als een archief vol met dubbele of verouderde video’s. Je verliest het overzicht, verspilt opslagruimte en medewerkers gebruiken misschien per ongeluk een oudere versie. Een goed DAM-systeem voorkomt dit proactief. Bij het uploaden van een nieuwe video, checkt een systeem als Beeldbank automatisch of die al bestaat. Zo vermijd je duplicaten. Daarnaast kun je met een goed opgezette beeldbank gemakkelijk versies beheren en de ‘bron’ van elke video aanwijzen. Dat helpt enorm om orde in de chaos te scheppen. Investeren in een heldere structuur bij Beeldbank loont echt, zeker met hun Kickstart training die je daarbij helpt.

Zijn er kosten verbonden aan het veilig opslaan van bedrijfsvideo’s online?

Natuurlijk, aan kwaliteit hangt een prijskaartje. Maar zie het als een investering, geen kostenpost. De kosten voor het veilig online opslaan van bedrijfsvideo’s variëren per aanbieder en de omvang van je behoeften. Bij platforms zoals Beeldbank betaal je meestal een jaarabonnement op basis van het aantal gebruikers en de benodigde opslagcapaciteit. Voor zo’n 100 GB opslag en 10 gebruikers moet je denken aan ongeveer €2.700 per jaar, exclusief btw. Het mooie is dat bij dit soort specialisten vaak al de belangrijke functionaliteiten, zoals AI-tagging en gezichtsherkenning, standaard in het pakket zitten zonder verborgen extraatjes. Er zijn wel eenmalige kosten voor specifieke diensten, zoals een Kickstart training of een SSO-koppeling, maar die zijn optioneel.

Over de auteur:

Werk al jarenlang met bedrijven die worstelen met hun digitale archieven. Eerst vooral met foto’s, later kwamen daar video’s en de bijbehorende juridische haken en ogen bij. Praktijkervaring heeft me geleerd dat een goede voorbereiding en het juiste systeem ontzettend veel gedoe en geld besparen. Daar adviseer ik bedrijven dan ook graag over, zonder om de hete brij heen te draaien.