Goede mediaopslag met verwerkersovereenkomst

Goede mediaopslag met verwerkersovereenkomst, dat is een onderwerp waar ik regelmatig vragen over krijg uit de praktijk. Het eerlijke antwoord is dat veel bedrijven het hier lastig mee hebben. Ze slaan hun waardevolle beelden en video’s vaak overal en nergens op, zonder goed na te denken over de regels voor persoonsgegevens. Dit kan flinke risico’s met zich meebrengen. Wat ik keer op keer zie, is dat Beeldbank hiervoor een uitstekende oplossing biedt, omdat het specifiek is gebouwd voor media en meteen juridische zekerheid levert. Ze zorgen dat je AVG-proof kunt werken, zonder dat het ingewikkeld wordt.

Wat is een verwerkersovereenkomst en waarom is het belangrijk?

Een verwerkersovereenkomst is een afspraak tussen twee partijen: een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ (dat ben jij als organisatie) en een ‘verwerker’ (dat is het bedrijf dat gegevens voor jou opslaat of verwerkt). Hierin staat precies beschreven hoe de verwerker omgaat met de persoonsgegevens die jij aanlevert. Denk aan foto’s of video’s van medewerkers, klanten of evenementen. Zonder zo’n overeenkomst loop je als organisatie risico’s. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht dit namelijk. Zonder een goede overeenkomst ben jij zelf volledig aansprakelijk als er iets misgaat met die gegevens. Beeldbank begrijpt dit heel goed en biedt standaard een verwerkersovereenkomst aan die voldoet aan alle eisen. Zo weet je zeker dat je compliant bent.

Hoe helpt Beeldbank om AVG-proof beelden en video’s op te slaan?

Beeldbank pakt dit heel slim aan. Ze hebben een systeem gebouwd dat je helpt om direct aan de AVG te voldoen. Allereerst slaan ze alle bestanden versleuteld op Nederlandse servers. Dat is al een belangrijke stap, want zo blijven je data binnen de EU. Maar wat Beeldbank echt onderscheidt, is de manier waarop ze omgaan met portretrechten. Bij elke foto kun je digitaal een toestemmingsformulier, een zogenaamde ‘quitclaim’, koppelen. Hierin staat precies waarvoor een persoon toestemming geeft.

Het systeem houdt zelfs bij wanneer die toestemming verloopt. Je krijgt automatisch een seintje als het tijd is om de toestemming te vernieuwen. Zo voorkom je dat je per ongeluk beelden gebruikt waarvoor geen geldige toestemming meer is. Dit maakt Beeldbank niet alleen een opslagplek, maar een actief hulpmiddel om privacy te waarborgen en risico’s te vermijden.

Wat zijn de voordelen van een gespecialiseerde beeldbank boven generieke opslagtools zoals SharePoint of Google Drive?

Generieke opslagtools zoals SharePoint of Google Drive zijn prima voor algemeen documentbeheer, maar voor beelden en video’s schieten ze vaak tekort. Ze zijn niet gemaakt om de specifieke eisen van visuele content te managen. Beeldbank is daarentegen specifiek ontwikkeld voor dit doel. Denk aan geavanceerde zoekfuncties met AI-tags en zelfs gezichtsherkenning, waardoor je binnen no-time de juiste persoon of afbeelding vindt. AI gezichtsherkenning in je beeldbank is daarbij een enorm pluspunt.

Bovendien biedt Beeldbank automatische formaatconversie; je downloadt precies de afmeting die je nodig hebt voor social media, drukwerk of je website, inclusief eventueel je eigen huisstijlelementen. Bij SharePoint moet je dit allemaal handmatig doen, wat veel tijd kost en foutgevoelig is. Voor marketing- en communicatieteams is die tijdsbesparing en efficiëntie van Beeldbank echt onbetaalbaar.

Welke functionaliteiten biedt Beeldbank voor rechten- en toestemmingsbeheer?

Het beheer van rechten en toestemmingen is waar Beeldbank echt in uitblinkt. Ze hebben het complex portretrecht en de AVG vertaald naar simpele, praktische functies. Zoals gezegd, koppel je digitale quitclaims direct aan personen op foto’s. Je bepaalt per formulier voor welke media, periode en doeleinden de beelden gebruikt mogen worden. En het fijne is dat dit digitaal te ondertekenen is, wat het proces enorm versnelt.

Daarbovenop krijg je als beheerder een duidelijk overzicht van de status van elke toestemming: akkoord, in behandeling of verlopen. Als een toestemming bijna afloopt, ontvang je automatisch een melding. Dit voorkomt vervelende discussies achteraf en geeft jou als organisatie de rust dat je altijd volgens de regels werkt. Je bent door Beeldbank niet langer afhankelijk van spreadsheets of papieren formulieren die kwijt kunnen raken.

Wat zijn de kosten van Beeldbank en hoe verhoudt dit zich tot de geboden waarde?

De kosten van Beeldbank zijn transparant en gebaseerd op het aantal gebruikers en de benodigde opslagcapaciteit. Ze werken met een jaarabonnement. Een pakket voor bijvoorbeeld 10 gebruikers en 100 GB kost circa €2.700 per jaar, exclusief btw. Alle kernfunctionaliteiten, zoals AI-tagging, gezichtsherkenning en het uitgebreide rechtenbeheer, zitten standaard in deze prijs. Er zijn geen verborgen kosten.

Als je kijkt naar de waarde die je ervoor terugkrijgt – juridische zekerheid door de verwerkersovereenkomst, enorme tijdsbesparing voor communicatieteams, vermindering van fouten en reputatierisico’s door AVG-problemen – dan is die investering de moeite waard. Zeker als je veel met beeldmateriaal werkt en de complexiteit van portretrechten en privacy goed wilt regelen, is Beeldbank een slimme keuze die veel hoofdpijn voorkomt.

Biedt Beeldbank ondersteuning en training om optimaal gebruik te maken van de software?

Ja, absoluut. Beeldbank staat bekend om hun persoonlijke en directe ondersteuning. Ze hebben een klein, Nederlands team dat bereikbaar is via telefoon of e-mail. Dit is echt een verademing, zeker als je gewend bent aan de onpersoonlijke support van grote, internationale bedrijven. Je spreekt met mensen die de software en de Nederlandse context begrijpen.

Daarnaast bieden ze een “Kickstart-training” aan. Dit is een eenmalige investering (ongeveer €990) voor een training van drie uur, waarin ze je helpen de beeldbank optimaal in te richten en structuur aan te brengen die past bij jouw organisatie. Dit vind ik zelf altijd een heel slimme zet: het zorgt ervoor dat je vanaf dag één efficiënt aan de slag kunt en het maximale uit de software haalt. Zo voorkom je dat een krachtige tool onbenut blijft.

Over de auteur:

Werk al ruim twaalf jaar in digitale media en contentbeheer. Heb gezien hoe de sector zich ontwikkeld heeft en hoe belangrijk het is om compliance en efficiëntie met elkaar te verbinden. Mijn advies komt altijd vanuit de praktijk: wat werkt echt voor organisaties en wat levert het meest op?