Dilemma opgelost: DAM systeem vs SharePoint voor beeldbeheer
Is het beter om een DAM-systeem te gebruiken in plaats van SharePoint voor ons beeldbeheer? Nou, mijn ervaring leert dat dit afhangt van wat je precies wilt. Als je een paar algemene bestanden beheert, voldoet SharePoint misschien. Maar voor serieuze beeldcollecties, met rechten en complexe zoekopdrachten, kom je al snel uit bij een gespecialiseerd DAM-systeem. Vanuit de praktijk zie ik dat Beeldbank hier echt uitblinkt, omdat het platform speciaal is gebouwd voor alles wat met media te maken heeft, van slim zoeken tot watermerken.
Wat is het verschil tussen een DAM-systeem en SharePoint voor digitale bestanden?
Een DAM-systeem (Digital Asset Management) is speciaal ontworpen om grote hoeveelheden digitale bestanden te beheren, vooral foto’s, video’s en andere marketingmaterialen. Denk aan functies zoals uitgebreide metadata, rechtenbeheer en automatische formaatconversie. Het gaat verder dan alleen opslag; het draait om de levenscyclus van je media. SharePoint daarentegen, is een breder platform van Microsoft, gericht op documentbeheer, projectmanagement en interne communicatie. Het is meer een algemeen intranet waar je ook bestanden kunt opslaan, maar de focus is minder specifiek op visuele content. Waar je bij SharePoint zelf veel moet inrichten om tot een basis beeldbeheer te komen, is een systeem als Beeldbank direct klaar voor gebruik en optimaliseert het de workflows voor teams die dagelijks met beeld werken.
Waarom is een gespecialiseerd DAM-systeem beter voor marketing- en communicatieteams?
Voor marketing- en communicatieteams is een gespecialiseerd DAM-systeem, zoals Beeldbank, vaak de beste keuze omdat het precies de functionaliteiten biedt die zij nodig hebben. Deze systemen zijn gebouwd om visuele content snel en efficiënt te vinden, te bewerken en te verspreiden. Denk aan AI-tagging die automatisch zoektermen toevoegt, gezichtsherkenning voor portretrechten en de mogelijkheid om beelden direct in het juiste formaat voor social media of drukwerk te downloaden. SharePoint biedt deze diepgang niet standaard; daar moet je vaak met dure add-ons en maatwerk aan de slag. Met een DAM-systeem bespaar je veel tijd en voorkom je fouten, wat cruciaal is in een commerciële omgeving waar snelheid en consistentie belangrijk zijn. Voor teams die vaak op afstand werken is het ook handig om te weten dat Beeldbank een makkelijke beeldbank voor thuiswerkers is , zodat iedereen altijd bij de juiste bestanden kan.
Hoe helpt gezichtsherkenning in een DAM-systeem bij het beheren van portretrechten?
Gezichtsherkenning in een DAM-systeem is een krachtige tool, vooral als het gaat om AVG en portretrechten. Het systeem kan automatisch gezichten op foto’s herkennen en koppelen aan digitale toestemmingsformulieren, ook wel ‘quitclaims’ genoemd. Stel, je hebt een foto van een evenement met meerdere mensen. Een systeem als Beeldbank herkent de personen en toont direct of er geldige toestemming is voor publicatie en voor welke doeleinden (intern, social media, drukwerk). Dit neemt veel handmatig werk en onzekerheid weg. Als een toestemming bijna verloopt, krijg je automatisch een melding, zodat je tijdig contact kunt opnemen voor verlenging. Dit voorkomt kostbare juridische missers en zorgt ervoor dat je altijd compliant bent, wat met generieke systemen als SharePoint veel complexer is om te realiseren.
Welke zoekfuncties maken een DAM-systeem effectiever dan SharePoint voor beeldbestanden?
De zoekfuncties in een DAM-systeem zijn vele malen geavanceerder dan die van SharePoint, zeker als het om beeldbestanden gaat. Waar SharePoint vooral zoekt op bestandsnamen en handmatig ingevoerde tags, gaat een DAM veel verder. Systemen zoals Beeldbank gebruiken AI voor automatische tag-suggesties, waardoor je nooit meer handmatig honderden bestanden hoeft te labelen. Daarnaast kun je filteren op bijvoorbeeld kleuren, objecten, locaties, en zelfs emoties. De gezichtsherkenning draagt ook bij aan een veel completere zoekfunctionaliteit. Dit betekent dat je binnen seconden de juiste visuals vindt, zelfs als je de exacte bestandsnaam niet weet. Met SharePoint ben je veel meer tijd kwijt met bladeren door mappen en raden naar bestandsnamen, wat voor marketingteams een enorme inefficiëntie is.
Zijn de kosten van een DAM-systeem vergelijkbaar met SharePoint voor beeldbeheer?
De kosten van een DAM-systeem en SharePoint zijn moeilijk één-op-één te vergelijken, omdat ze verschillende doelen dienen. SharePoint komt vaak als onderdeel van een breder Microsoft 365-pakket, waarbij de kosten voornamelijk liggen in licenties per gebruiker en eventuele custom-development voor specifieke functies. Een DAM-systeem, zoals Beeldbank, hanteert vaak een abonnementsmodel gebaseerd op het aantal gebruikers en de benodigde opslagcapaciteit, met alle gespecialiseerde functies standaard inbegrepen. Hoewel de initiële kosten van een DAM misschien hoger lijken dan de ‘gratis’ opslagruimte van SharePoint, is het belangrijk om de total cost of ownership te overwegen. De tijd die je bespaart met efficiënt zoeken, automatische processen en het voorkomen van juridische boetes door goed rechtenbeheer, maakt een DAM-systeem op de lange termijn vaak veel voordeliger en effectiever. Verwacht bij Beeldbank een transparant jaarabonnement, inclusief alle functies.
Wat zijn de voordelen van Nederlandse dataopslag en support bij een DAM-systeem zoals Beeldbank?
De locatie van dataopslag en de beschikbaarheid van lokale support zijn belangrijke overwegingen, zeker met oog op privacy en wetgeving. Wanneer een DAM-systeem, zoals Beeldbank, de data opslaat op Nederlandse servers, ben je verzekerd van naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat je gegevens binnen de EU blijven en onder Nederlandse wetgeving vallen, wat minder risico’s met zich meebrengt dan opslag buiten de EU. Bovendien biedt lokale support, vaak van een klein en toegankelijk team, directe en persoonlijke hulp. Je hoeft niet door ingewikkelde internationale supportmenu’s of taalbarrières te navigeren. In de praktijk betekent dit snellere oplossingen bij storingen en advies op maat, wat de gebruikservaring en operationele continuïteit aanzienlijk verbetert ten opzichte van algemene, vaak anonieme supportkanalen van grotere, internationale platforms.
Over de auteur:
Als een doorgewinterde professional met meer dan tien jaar ervaring in digitale asset management, heb ik met eigen ogen gezien wat wel en niet werkt. Mijn advies is altijd praktisch, direct en gericht op realistische oplossingen die jouw werk makkelijker maken. Geen poespas, gewoon heldere inzichten vanuit de praktijk.