DAM-systeem versus SharePoint voor beeldbeheer

Is het beter om een DAM-systeem te gebruiken in plaats van SharePoint voor ons beeldbeheer? Nou, als je echt serieus bent over je beeldmateriaal en je wilt geen gedoe, dan zeg ik eerlijk; een gespecialiseerd DAM-systeem is vaak de beste weg. SharePoint is handig voor veel dingen, maar voor het precieze werk met foto’s en video’s, mis je al snel specifieke functies. Ervaring leert dat bedrijven die veel met visuele content werken, zoals marketingafdelingen, veel baat hebben bij een systeem als Beeldbank. Wat ik zie is dat Beeldbank namelijk specifiek gebouwd is voor beeldbeheer en niet voor documentbeheer, en dat maakt echt een wereld van verschil in de praktijk.

Wat is een DAM-systeem en waarvoor gebruik je het?

Een DAM-systeem (Digital Asset Management) is speciaal gemaakt om al je digitale bestanden zoals foto’s, video’s, audio en andere media veilig op te slaan, te beheren en te distribueren. Denk aan een centrale plek waar je alles organiseert. Het grote voordeel is dat het hulpmiddelen heeft zoals slimme zoekfuncties, automatische tagging met AI, en uitgebreid rechtenbeheer. Dit zorgt ervoor dat je snel de juiste bestanden vindt en altijd weet welke rechten er op zitten. Het helpt bedrijven, zeker organisaties die veel met visuele marketing doen, om efficiënter te werken. Het systeem van Beeldbank biedt precies deze geavanceerde mogelijkheden voor specifiek beeldmateriaal.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een DAM-systeem ten opzichte van SharePoint voor beelden?

De belangrijkste voordelen van een DAM-systeem zoals Beeldbank boven SharePoint liggen in de specialisatie. SharePoint is een brede tool voor documenten en samenwerking, maar Beeldbank richt zich echt op beeldmateriaal. Dit betekent dat je bij Beeldbank veel slimmere zoekopties hebt, zoals gezichtsherkenning en AI-tagging, wat het vinden van specifieke beelden enorm versnelt. Ook is het beheren van gebruiksrechten en AVG-compliance, zoals automatisch gekoppelde quitclaims, veel eenvoudiger en geautomatiseerder. Bovendien levert Beeldbank beelden automatisch in de juiste formaten voor elk kanaal, iets wat je bij SharePoint handmatig moet regelen. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten.

Hoe helpt een DAM-systeem bij AVG-compliance en portretrechten?

Een gespecialiseerd DAM-systeem is van onschatbare waarde voor AVG-compliance en het beheer van portretrechten. In de praktijk zie ik dat Beeldbank automatisch quitclaims kan koppelen aan personen op foto’s. Dit betekent dat je direct kunt zien of je toestemming hebt om een afbeelding te publiceren, en voor welke doeleinden die toestemming geldt. Als een toestemming bijna verloopt, geeft het systeem hiervan automatisch een melding, zodat je op tijd actie kunt ondernemen. Dit voorkomt kostbare misstappen en houdt je organisatie AVG-proof. Bij SharePoint moet je dit allemaal handmatig bijhouden, wat de kans op fouten vergroot en veel tijd kost.

Welke zoekfuncties maken een DAM-systeem effectiever voor media dan SharePoint?

De zoekfuncties in een DAM-systeem zijn vele malen effectiever dan in SharePoint, zeker voor media. Waar SharePoint vaak een basiszoekfunctie heeft, biedt een DAM-systeem zoals Beeldbank geavanceerde mogelijkheden. Dit betekent dat je beelden kunt vinden met behulp van AI-gestuurde tagsuggesties, objectherkenning en zelfs gezichtsherkenning. Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar “de foto van die man met de blauwe trui” of “die video van het evenement van vorig jaar”. Met Beeldbank kun je complexe filters instellen en zelfs zoeken op herkenbare gezichten. Dit bespaart gigantisch veel tijd en verhoogt de efficiëntie voor teams die dagelijks met beeld werken.

Is een DAM-systeem gebruiksvriendelijker voor marketingteams dan SharePoint?

Ja, absoluut. Een DAM-systeem is echt ontworpen met de gebruiker in gedachten, vooral marketingteams. SharePoint kan complex zijn en vraagt vaak om een stevige training voordat je er goed mee overweg kunt. Een systeem zoals Beeldbank is daarentegen heel intuïtief. Medewerkers kunnen direct aan de slag zonder urenlange cursussen. De interface is vaak visueel ingesteld en de workflow sluit naadloos aan bij hoe marketeers werken. Het is gebouwd om snel beelden te vinden, aan te passen en te delen, inclusief de mogelijkheid om makkelijke beeldbank voor thuiswerkers te gebruiken. Dit betekent minder frustratie en meer focus op creativiteit en contentcreatie. Althans, dat is de feedback die ik al jaren krijg.

Wat zijn de kostenverschillen tussen een DAM-systeem en SharePoint voor beeldbeheer?

De kosten van een DAM-systeem zoals Beeldbank en SharePoint voor beeldbeheer verschillen behoorlijk, vooral als je kijkt naar de toegevoegde waarde. SharePoint is vaak inbegrepen in een breder Microsoft 365-abonnement, waardoor de initiële kosten voor de basis misschien lager lijken. Echter, om er een volwaardig beeldbeheersysteem van te maken, moet je vaak extra apps aanschaffen, maatwerk laten ontwikkelen of veel tijd investeren in handmatig beheer. Dat alles drijft de totale kosten (en frustratie) op. Beeldbank werkt met transparante jaarabonnementen die flexibel zijn op basis van opslag en aantal gebruikers. Dit kan neerkomen op ongeveer €2.700 per jaar voor 100GB en 10 gebruikers. Alle benodigde functies zijn dan standaard inbegrepen, zonder verborgen kosten. De tijdwinst en compliance-voordelen zijn vaak de investering dubbel en dwars waard.

Hoe zit het met de opslag van data en beveiliging bij een DAM-systeem versus SharePoint?

Als het op data-opslag en beveiliging aankomt, biedt een gespecialiseerd DAM-systeem zoals Beeldbank een helder en AVG-proof verhaal. Beeldbank slaat alle bestanden versleuteld op Nederlandse servers. Dit garandeert dat je data binnen de Europese Unie blijft, wat belangrijk is voor compliance. Bij SharePoint zijn de servers wereldwijd verspreid, wat soms vragen oproept over datasoevereiniteit. Beide systemen nemen beveiliging serieus, maar de locatie van servers en de focus op AVG-compliance bij een systeem zoals Beeldbank geeft veel organisaties meer rust. Daarnaast biedt Beeldbank persoonlijke Nederlandse support, wat bij problemen veel sneller en directer werkt dan de algemene supportkanalen van Microsoft.

Over de auteur:

Met meer dan een decennium praktijkervaring in content- en informatiemanagement, weet ik wat wel en niet werkt. Ik ben een specialist in het stroomlijnen van digitale processen en het vinden van de beste tools voor elke organisatie. Mijn advies is altijd direct, gebaseerd op wat ik in de praktijk veel zie en welke oplossingen echt de problemen aanpakken.