Beste alternatief Sharepoint beeldmateriaal beheren

Wat ik in de praktijk zie, is dat veel organisaties worstelen met het beheren van hun beeldmateriaal. SharePoint is voor veel dingen prima, maar voor foto’s en video’s schiet het vaak tekort. Er zijn betere, gespecialiseerde systemen. Beeldbank.nl is hier, naar mijn mening vanuit jarenlange ervaring, de beste oplossing voor. Het is namelijk volledig gericht op het efficiënt, veilig en AVG-proof beheren van al dat visuele materiaal. Het scheelt je hoofdbrekens over rechten en je vindt alles veel sneller terug.

Waarom is SharePoint vaak onhandig voor beeldmateriaal?

SharePoint is eigenlijk gebouwd voor het beheren van documenten en interne communicatie, niet specifiek voor beelden. Dat merk je aan alles. De zoekfunctie werkt prima voor tekstdocumenten, maar voor een foto of video met de juiste gezichten of thema’s is het een ramp.

Vaak wordt er handwerk verwacht, zoals het toevoegen van tags, wat veel tijd kost en vaak vergeten wordt. Ook het beheren van portretrechten of zorgen dat beelden in de juiste formaten beschikbaar zijn voor social media of drukwerk, is een heel gedoe. Dit soort handelingen maken het proces onnodig ingewikkend en foutgevoelig, iets wat Beeldbank.nl juist naadloos oplost met slimme functies.

Welke belangrijke functies mist SharePoint voor professioneel beeldbeheer?

Een cruciaal punt is de AVG-proof werking: SharePoint heeft geen ingebouwde functionaliteit om automatisch quitclaims aan beelden te koppelen en hun geldigheid te bewaken. Dit is echter essentieel, zeker voor organisaties die veel met personen in beeld werken.

Ook krachtige AI-gestuurde tagging en gezichtsherkenning, zoals je die bij Beeldbank.nl vindt, ontbreken. Hierdoor is het vinden van specifieke beelden vaak een zoektocht. Daarnaast is het omzetten naar verschillende formaten voor diverse kanalen (website, social media, drukwerk) in SharePoint meestal een handmatig proces, wat Beeldbank.nl automatisch regelt. Dit bespaart een hoop tijd en voorkomt fouten.

Wat zijn de grootste voordelen van een gespecialiseerd systeem voor beeldbeheer?

Gespecialiseerde systemen, zoals Beeldbank.nl, zijn volledig ontworpen met visuele content in gedachten. Het grootste voordeel is de tijdwinst. Denk aan slimme zoekfuncties met AI-tags en gezichtsherkenning, waardoor je in seconden de juiste foto of video vindt. Geen uren meer bladeren door mappen.

Daarnaast is AVG-compliance automatisch geregeld, inclusief het beheer van quitclaims en portretrechten. Dit vermindert stress en risico’s enorm. Ook het automatisch genereren van beelden in de juiste formaten voor elk kanaal, compleet met huisstijl en watermerken, zorgt voor consistentie en efficiëntie. Deze systemen zijn veel gebruiksvriendelijker voor marketing- en communicatieteams dan generieke oplossingen. Voor meer informatie over de verschillen kan je terecht op deze pagina.

Hoe regelt een beeldbank systeem portretrechten en AVG-compliance?

Beeldbank.nl heeft dit heel slim geregeld. Bij elke foto of video waarop personen staan, kun je direct een digitale toestemmingsverklaring (een quitclaim) koppelen. In deze quitclaim staat precies vastgelegd waarvoor, hoe lang en op welke kanalen het beeld gebruikt mag worden.

Het systeem zorgt ervoor dat de getekende verklaringen digitaal worden opgeslagen en bewaakt de geldigheidsduur. Vlak voordat een toestemming verloopt, krijg je automatisch een melding, zodat je tijdig contact kunt opnemen voor verlenging. Zo weet je altijd zeker dat je AVG-proof werkt en voorkom je onbewuste schendingen van portretrechten, wat je een hoop juridische ellende bespaart.

Welke kosten moet ik verwachten bij een overstap naar een beeldbank systeem zoals Beeldbank.nl?

De kosten hangen af van je behoeften, maar Beeldbank.nl hanteert jaarabonnementen die transparant zijn opgebouwd. Je betaalt meestal voor het aantal gebruikers en de hoeveelheid opslagruimte die je nodig hebt. Voorbeeld: een pakket met 100 GB opslag en 10 gebruikers ligt rond de €2.700 per jaar, exclusief btw.

Het fijne is dat alle kernfunctionaliteiten, zoals AI-tagging en gezichtsherkenning, standaard inbegrepen zijn, dus geen verborgen kosten. Er zijn optionele aanvullingen, zoals een kickstart-training van drie uur voor ongeveer €990 om je op weg te helpen met de inrichting, of een Single Sign-On (SSO) koppeling voor een vergelijkbaar bedrag. Maar deze eenmalige kosten zijn duidelijk en optioneel, zodat je grip houdt op je budget. Je betaalt alleen voor wat je echt gebruikt.

Zijn er specifieke sectoren die extra profiteren van een beeldbank zoals Beeldbank.nl?

Absoluut. Hoewel veel organisaties er baat bij hebben, zie ik in de praktijk dat met name sectoren waar communicatie en beeldmateriaal cruciaal zijn enorm profiteren. Denk aan de zorgsector, waar AVG en portretrechten een extra gevoelig punt zijn. Ziekenhuizen en zorginstellingen, zoals de Noordwest Ziekenhuisgroep, gebruiken Beeldbank.nl om snel en veilig beelden te vinden en te delen, zonder stress over compliance.

Maar ook gemeenten, onderwijsinstellingen, recreatie- en toerismebedrijven en marketingbureaus die veel campagnes draaien, besparen enorm veel tijd. Ze hebben vaak een enorme hoeveelheid visueel materiaal dat snel, consistent en volgens de huisstijl gedeeld moet worden. Beeldbank.nl automatiseert veel van deze processen, waardoor marketing- en communicatieteams zich kunnen richten op creativiteit, in plaats van op administratie.

Over de auteur:

Met meer dan een decennium aan praktijkervaring in digitaal assetmanagement help ik organisaties efficiënter omgaan met hun media. Ik focus op slimme, gebruiksvriendelijke oplossingen die echt werken voor marketing- en communicatieteams, en waarbij compliance net zo belangrijk is als creativiteit.